Seloste käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä

Pedersören kunta
Skrufvilankatu 2, FI-68910 Pännäinen
Sähköposti: pedersore.kommun@pedersore.fi
Puh: +358 (0)6 7850 111

Tietosuojavastaava

Käsittelyt

Esimerkiksi henkilötietojen kerääminen, tallentaminen, järjestäminen, säilyttäminen, muokkaaminen, haku, yhteensovittaminen tai poistaminen.

Käsittelyn tarkoitus

Kunnan henkilöstö käsittelee henkilötietoja, jotta kunnan asukkaat ja muut asiakkaat saavat luotettavasti käyttöönsä peruspalvelut, joihin heillä on lain mukaan oikeus.

Laillisuus

Henkilötietojen käsittely tapahtuu EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) ja sitä täydentävän kansallisen lainsäädännön mukaan. Käsittely perustuu viranomaistoimintaan (valtion puolesta), lailliseen velvoitteeseen (kuten asiakasuhteeseen, virkasuhteeseen tai oppilassuhteeseen), sopimukseen tai yleiseen etuun.

Rekisteröityjen ryhmät

Esimerkiksi työntekijät (viranomaishenkilöstö), käyttäjät, asiakkaat (nykyiset tai potentiaaliset), opiskelijat, päivähoidossa olevat lapset, huoltajat, asiamiehet tai edunvalvojat.

Henkilötietoryhmät

Yhteystiedot (esim. nimi, osoite, puhelinnumero ja virkanimike), yritys- ja toimittajatiedot, henkilötiedot sähköpostissa, jakelulistat, diaarinumero, kuvat, videot, suoratoisto, käyttäjänimi, evästeet (cookies), ajoneuvon rekisterinumero tai kiinteistötunnus y.m.

Arkaluonteiset henkilötiedot

Alaikäisten ja hoitotarpeessa olevien henkilötiedot (esim. kuva, nimi, osoite, henkilökohtainen puhelinnumero, käyttäjänimi), tunnistamistiedot (esim. henkilötunnus, allekirjoitus tai jonkun IP‐osoite), sijaintitiedot (esim. GPS‐tiedot, valvontatiedot), taloudellista asemaa koskevat tiedot (esim. tilitiedot, luottotiedot, palkkatiedot tai luottokorttitiedot) sekä erityiset henkilötietoryhmät (esim. poliittisia mielipiteitä, ammattiliittoon kuulumista ja terveyteen liittyvät tiedot).

Tietolähteet

Rekisteröidyltä itseltään, muilta viranomaisilta saaduista tiedoista tai tietojärjestelmästä kerätyistä tiedoista.

Tallentaminen ja säilytys

Tietoja säilytetään sähköisessä tai asiakirjamuodossa kunnallisessa kiinteistössä, jonka omistaa Pedersören kunta. Tietoja voidaan myös säilyttää suojatulla verkkosivustolla tai suojatussa pilvipalvelussa. Jos henkilötietoja säilytetään siirrettävillä tallennusvälineillä, kuten USB‐muistitikuilla, kannettavilla tietokoneilla ja matkapuhelimilla, jotka ovat erityisen alttiita varkauksille tai katoamisille, tiedot tulee salata niin, että kukaan sivullinen henkilö ei saa tietoja käyttöönsä.

Vastaanottajaryhmät

Esimerkiksi Verohallinto tai KELA.

Henkilötietojen käsittelijät

Kunta hyödyntää henkilötietojen käsittelijöitä. Henkilötietojen käsittelijä voi olla juriidinen henkilö, viranomainen, instituutio tai muut elimet (yritykset ja organisaatiot) jotka käsittelevät henkilötiedot rekisteripitäjän puolesta.

Sopimus henkilötietojen käsittelystä

Rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijät ovat solmineet sopimuksen henkilötietojen käsittelystä (DPA-sopimus) yleisen tietosuoja-asetuksen 28 artiklan vaatimusten mukaisesti. 

Tietojen siirrot kolmansiin maihin

Rekisteripitäjä ei siirrä rekistereihin sisältyviä henkilötietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, paitsi jos Suomen viranomaiset tai käsittelyn tarkoitus sitä vaativat. 

Tietojen säilytysajat

Henkilötietojen säilytysajan osalta noudatetaan Suomen lainsäädäntöön. Muilta osin henkilötietoja seulotaan jatkuvasti, jolloin arvioidaan, onko henkilötietojen käsittelytarkoitus muuttunut. Arkaluonteiset henkilötiedot poistetaan niin pian kuin mahdollista. 

Tekniset ja organisatoriset turvatoimet

Manuaalinen aineisto

• Tietoja säilytetään lukituissa tiloissa tai lukituissa laatikoissa ja kaapeissa.  

Sähköinen rekisteri

• Henkilökohtainen sisäänkirjautuminen AD:n kautta.
• Käyttöoikeuksien valvonta.
• Salasanan salaus.
• Valvottu palvelin, lukittu ja hälytyslaitteella varustettu tila.
• Päivittäinen varmuuskopiointi.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

• Tallennettujen henkilötietojen pohjalta ei tehdä automaattisia päätöksiä tai profilointia.

Lue lisää Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta: Seloste käsittelytoimista.