Om Pedersöre Pedersöres kommunikation Dataskydd Beskrivning av handlingars offentlighet

Beskrivning av handlingars offentlighet

Enligt 28 § i lagen om informationshantering (906/2019) ska Pedersöre kommun som informationshanteringsenhet upprätthålla en beskrivning av de informationslager, ärenderegister och handlingar om kommunen förvaltar. Syftet är att främja öppenheten inom förvaltningen. Avsikten är dels att ge en allmän bild av hurudant informationsmaterial som finns i Pedersöre kommun, dels att beskriva hur informationshanteringen har ordnats i kommunen. Avsikten är också att förverkliga offentlighetslagen och att ge service åt kommuninvånarna genom att tydliggöra och göra det lättare för dem att lämna in en begäran om att ta del av handlingar och information.

Enligt offentlighetslagen ska en begäran om att ta del av innehållet i en myndighetshandling individualiseras tillräckligt noggrant så att kommunen skall kunna utreda vilken handling den avser (MyndOffL 621/1999, 13 §). Det är kommunens skyldighet att hjälpa den som begär information att individualisera handlingen.

 

Pedersöre kommuns ärenderegister och informationshantering

Pedersöre kommuns informationshantering och ärenderegister är en logisk helhet som innehåller metadata, alltså information, om de ärenden och den information som hanteras. Postboken och ärenderegistret är register över anhängiggjorda ärenden och deras behandlingsskeden med dokument och handlingar som hänför sig till dem. Uppgifter som hör till ärendet finns i kommunens ärendehanteringssystem, kommunens övriga it-system och register samt i form av pappershandlingar.

 

Informationsservice och informationsbegäranden

Enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) har alla rätt att ta del av myndigheternas offentliga handlingar. En fritt formulerad begäran om uppgifter/information skickas till kommunens registratur per e-post eller post, kontaktuppgifter finns i slutet av detta dokument. I Pedersöre kommuns dataskyddsbeskrivningar finns information om registren och deras ansvarspersoner.

En begäran om information som gäller Pedersöre kommuns handlingar ska specificeras tillräckligt noggrant så att det framgår vilken eller vilka handlingar som avses och så att en sökning i handlingarna är möjlig. Det lönar sig att alltid att ange handlingens datum eller rubrik om de är kända. Andra möjliga sökkriterier är diarienummer, namn på ett ärende, ett projekt, ett företag, en organisation eller en person samt tidsangivelser.

 

Begäran om offentlig handling

Om begäran gäller en offentlig handling behöver den inte motiveras och den som begär information behöver inte heller uppge för vilket ändamål informationen ska användas. Informationsbegäranden om offentliga handlingar kan framställas per telefon eller med en fritt formulerad skriftlig begäran per post eller e-post.

 

Begäran om sekretessbelagd handling

När information begärs om en sekretessbelagd handling eller sekretessbelagda handlingar, om vilka information endast kan lämnas ut under vissa förutsättningar, ska den som begär den aktuella handlingen uppge informationens användningsändamål och bestyrka sin identitet. Kommunen kan begära ytterligare information om sådan behövs för att förutsättningarna för utlämnande av information ska kunna utredas.

 

Tidsfrister för behandling av informationsbegäranden

Information om offentliga handlingar lämnas ut så snart som möjligt, senast inom två veckor från inlämnandet av begäran. Om behandlingen och avgörandet av ärendet kräver särskilda åtgärder eller mer arbete än vanligt, lämnas informationen ut eller avgörs ärendet enligt överenskommelse.

Beroende på vilken typ av handling begäran gäller kan kommunen lämna ut de begärda uppgifterna antingen elektroniskt eller i pappersform. En avgift kan tas för pappersutskrifter och/eller förbrukad arbetstid. De uppgifter som inte kan lämnas ut elektroniskt eller i pappersform kan läsas i Pedersöre kommuns lokaler.

 

Pedersöre kommuns informationslager och informationssystem

Med informationslager avses en uppsättning informationsmaterial som används för skötseln av de uppgifter som tillkommer kommunen eller vid annan kommunal verksamhet. Pedersöre kommuns informationslager består av informationssystem samt logiska och fysiska informationslager. I dessa informationslager och -system sparas såväl personuppgifter, som berörs av GDPR, som övrig data och information som hanteras av Pedersöre kommun i sin myndighetsuppgift och myndighetstjänst.

Logiskt informationslager, dvs. register, avser en samling uppgifter som består av registrerade personers personuppgifter, varifrån man kan få uppgifter på vissa grunder. Registret kan bestå av en eller flera uppgiftskällor som kan finnas på olika ställen. Begreppet logiskt register betyder att uppgifter som samlats in för samma användningsändamål hör till samma personregister. Med registrerad person avses den fysiska person, vars uppgifter behandlas i registret. Beroende på register är den registrerade till exempel. en kund, kommuninvånare, en anställd i organisationen eller en samarbetspart.

Fysiskt informationslager, dvs. arkiv, är ett system med grupper av handlingar och lagring av dem. Arkiv innebär också ett utrymme som avsett för förvaring av handlingar.

Pedersöre kommuns informationslager och register finns i både analog (papper) och digital (elektronisk) form. Vid behandlingen, förvaringen, arkiveringen och förstöringen av uppgifter och handlingar följer Pedersöre kommun bestämmelser och förordningar i lag (kommunallagen, förvaltningslagen, EU:s dataskyddsförordning och den nationella dataskyddslagen, offentlighetslagen, informationshanteringslagen, uppgiftsspecifika speciallagar och arkivlagen).

De mest väsentliga informationslagren och -systemen inom Pedersöre kommun beskrivs nedan på ett allmänt plan enligt sektor.

 

Allmän förvaltning:

Informationslager: Kommunens allmänna förvaltning handhar lagstadgade uppgifter som hänför sig till dokument- och datahantering inom de olika sektorerna samt administration och styrning av stödtjänster. Förvaltningen producerar protokoll, styrdokument och handlingar som hänför sig till beredningar och verkställighet av kommunstyrelsens och -fullmäktiges samt sektionernas beslut, avtal samt handlingar för informationsstyrning.

Informationssystem: ärendehanteringssystem med postbok och ärenderegister, webbapplikation för möteshandlingar, befolkningsregister, register över förtroendevalda, register över bindningar, avtalsregister.

 

Ekonomiförvaltning:

Informationslager: ekonomiförvaltningen handhar lagstadgade uppgifter och producerar handlingar som hänför sig till ekonomiplanering, bokslut, finansförvaltning, bokföring, fakturering, betalningsrörelse, kundregister, leverantörsregister, statistik, intern kontroll och riskhantering samt handlingar som hänför sig till administration och styrning av ICT-tjänster och kosthålls- och städfunktioner.

Informationssystem: Ekonomiförvaltningens system för bokföring, anläggningstillgångar, fakturering, bankförbindelse, system för konkurrensutsättning av upphandlingar.

 

Personalförvaltning:

Informationslager: personalförvaltningen handhar lagstadgade uppgifter och producerar handlingar som hänför sig till rekrytering av personal, hantering av anställningar, reseräkningar, register över anställda, arbetstidsuppföljning, löneadministration och inkomstregister samt övrig personaladministration.

Informationssystem: personalförvaltningssystem, rekryteringstjänst, program för arbetstidsuppföljning, kundregister.

 

Kultur- och fritidssektorn:

Informationslager: kultur- och fritidssektorn handhar lagstadgade uppgifter och producerar handlingar som hänför sig till bibliotekets verksamhet, medborgarinstitutets verksamhet, kommunens välfärdstjänster, kulturtjänster, bidragsansökningar inom kultur, idrott och fritid samt övriga föreningsbidrag, kommunens ungdomsverksamhet samt bokning av utrymmen.

Informationssystem: system för bokning av lokaler/utrymmen, bibliotekets register över låntagare, kundregister, utlåning, avgifter och statistik, medborgarinstitutets e-kursprogram.

 

Utbildning:

Informationslager: avdelningen för utbildning och fostran handhar lagstadgade uppgifter och producerar handlingar som hänför sig till handläggning av ärenden inom förskoleverksamheten, den grundläggande utbildningen, gymnasieutbildningen samt elev- och studerandeadministration och skolskjutsar.

Informationssystem: elevregister för den grundläggande utbildningen och gymnasiet, system för elev- och studerandeadministration, register över lärare, register för bedömning, program för kommunikationen mellan hemmet och skolan, klientregister för skolpsykolog- och kuratorstjänster, information om skolskjutsar (uppgifter om elever och serviceproducenter).

 

Småbarnspedagogik:

Informationslager: avdelningen för utbildning och fostran handhar lagstadgade uppgifter och producerar handlingar som hänför sig till ärenden inom småbarns- och barnpedagogik, kommunens morgon- och eftermiddagsverksamhet samt för stöd för vård av barn i hemmet.

Informationssystem: Informationsregister för småbarnspedagogik och förskoleundervisning för hantering av uppgifter om barn, vårdnadshavare och intressentgrupper för småbarnspedagogik, personalregister.

 

Tekniska avdelningen:

Informationslager: tekniska avdelningen handhar lagstadgade uppgifter och producerar handlingar som hänför sig till ärenden inom planläggning, fastigheter och områden, vägnät, byggande och tillstånd, anläggningar och kommunalteknik, köp och försäljning av mark och tomter samt miljövård.

Informationssystem: system för byggnads- och boendefrågor, fastighetsförvaltning, program för hantering av bygglov och tillsynsärenden, fastighetsregister och system för platsdata, register över vägnät, enskilda vägar och för förrättningar av enskilda vägar, tillstånds- och tillsynsregister för miljövårdsmyndigheten. nyckelhanteringssystem.

 

Miljöhälsan Kallan:

Informationslager: miljöhälsan handhar lagstadgade uppgifter och producerar handlingar som hänför sig till ärenden inom livsmedels-, hälsoskydds-, tobaks-, läkemedelslagens 54 § och veterinärvårdslagen.

Informationssystem:  system för hantering tillsynsärenden och för hantering av klientuppgifter inom veterinärvården.

 

Öppen tillgång till datamaterial med hjälp av teknisk gränsyta

Informationsmaterialen finns inte öppet tillgängliga med hjälp av teknisk gränsyta.

 

Myndighet som fattar beslut om utlämnande av information

Informationsbegäranden lämnas in till Pedersöre kommuns registratur som vidarebefordrar begäran till rätt person i organisationen för svar.

 

Post: Pedersöre kommun
Skrufvilagatan 2
68910 Pedersöre
E-post: registraturen@pedersore.fi
Tfn: 06-785 0111